قبل از انتخاب ابزارها و نرم افزارهای اتوماسیون اداری محتوای زیر را بخوانید
ابزارها و نرم افزارهای اتوماسیون اداری به دلیل این که سبب صرفه جویی در وقت، یکپارچگی کارها، هماهنگی بین کارمندان یک اداره و … می شود مورد توجه قرار می گیرند. این نرم افزار های اتوماسیون اداری امکان خطای های انسانی را به شدت کاهش می دهند، امکان دسترسی به اطلاعات در این نرم افزار ها برای کاربران خود راحت است. در ادامه ی مقاله به معرفی نرم افزار های تولید پیمانی، سیستم حسابداری فروش، نرم افزارهای وصول مطالبات می پردازیم.
نرم افزار تولید پیمانی
نرم افزار مدیریت انبار امکانات زیادی را فراهم می کند از جمله:
- مدیریت قرار دادها
- صورت وضعیت ها
- مدیریت هزینه ها
- کنترل قراردادها
- و … .
و علاوه بر این موارد امکان تهیه گزارش به صورت یکپارچه را به مشتری می دهد. این نرم افزار امکان مدیریت هزینه ها، قرار دادها و درآمدهای مختلف پروژه های خیلی بزرگ را دارد.
دلیل استفاده از نرم افزار تولید پیمانی
این سیستم ها برای این هدف طراحی شده اند که سود و یا ضرر کار را در پایان پروژه محاسبه کنند این کار با ثبت اطلاعاتی نظیر قرار داد ها و نوشته شدن هزینه و درآمد در طول پروژه به دست می آید. هم چنین این نرم افزار ها این امکان را فراهم می کنند که هر پروژه بصورت جدا در نرم افزار حسابداری انبار مورد محاسبه قرا بگیرد.
امکانات نرم افزار تولید پیمانی
- خروجی ها می تواند به فرمت های گوناگونی مثل pdf، jpg، excelباشد.
- به روز رسانی اطلاعات و موارد پایه ای سیستم
- تعیین کرد وضعیت قرارداد و خاتمه آن
- امکان ثبت صورت وضعیت ها
- امکان تهیه گزارش از صورت حساب ها ی مربوط به هر قرارداد
- مشخص نمودن مالیات و عوارض بر ارزش افزوده شده در هرسال
- امکان جستجو در کلیه فیلدهای اطلاعاتی قرار داد ها
ویژگی نرم افزار تولید پیمانی
یک نرم افزار حسابداری باید ویژگی های خاصی داشته باشد تا بتواند علاوه برصرفه جویی در وقت و هزینه ویژگی های زیر را داشته باشد:
- نگهداری الکترونیکی قرارداد ها: این ویژگی امکان دسترسی سریع به قراردادها، پیمانکار و … را فراهم می آورد.
- داشتن زیر سیستم اطلاعات پیمانکاران: با داشتن این ویژگی دسترسی به اطلاعات پیمانکاران نظیر امضا، قرار داد و … راحت است.
- امکان داشتن چند کاربری بودن نرم افزار: نرم افزار این امکان را باید فراهم آورد که تعداد افرادی که درگیر قراردادها هستند اجازه ورود به سیستم را داشته باشند.
- و ویژگی هایی مانند داشتن پشتیبانی مناسب، ثبت اطلاعات قراردادهای هزینه ای و درآمدی، صورت وضعیت ها و …
سیستم حسابداری فروش
همان طور که از نام نرم افزار حسابداری پیدا است این نرم افزار به شما کمک می کند تا تمام اطلاعات مربوط به فروش محصول سازمانتان را به خوبی دسته بندی و سازمان دهی کنید. علاوه بر این به شما این امکان را می دهد که پروسه و فرآیند فروش سازمان اعم از پیش فاکتور تا تحویل محصول به مشتری را بر نامه ریزی کنید تا بتوانید تصمیمات درستی در راستای فروش داشته باشید.
اسناد فروش مرتبط با حسابداری فروش
- پیش فاکتور: زمانی که مشتری برای خرید کالا نیاز به مقایسه و بررسی جوانب دارد صادر می شود.
- قرار داد فروش: در این قرار داد نام محصول با تعداد و ویژگی نوشته می شود و به مشتری تحویل می دهند.
- فاکتور فروش : فاکتوری است که به مشتری تحویل می دهید.
- فاکتور برگشت از فروش: زمانی صادر می شود که مشتری کالا را بر اساس عدم رضایت مرجوع کند.
امکانات سیستم حسابداری فروش
امکانات سیستم حسابداری فروش عبارتند از:
- مشاهده ی کالا های موجود در انبار
- امکان به ثبت رساندن رزرو محصول برای مشتری
- فرستادن پیامک برای بارگیری محصول
- به ثبت رساندن سفارشات هر شعبه به صورت جداگانه
- استفاده ی سریع و راحت
- تنظیم تخفیفات کالایی
- تنظیم تخفیفات بر مبنای مشتریان
- صادر کردن فاکتور بر اساس خارج شدن کالا ها از انبار
- صادر کردن فاکتور بر اساس پیش فاکتور هایی که انجام شده
- تهیه ی گزارش های مربوط به فروش و مقایسه
- تهیه ی گزارش های پورسانت بازاریاب ها
و امکاناتی از این قبیل را شامل می گردد.
مزیت های سیستم حسابداری فروش
همان طور که در بالا گفته شد این سیستم بسیار پر کار برد و مهم است در زیر چهار مزیت آن بیان شده است:
- امکان مشاهده ی گزارش های روزانه: مشاهده ی گزارش های روزانه و محصولات پرفروش باعث می شود تصمیمات و سیاست گذاری های بهتری برای فروش داشته باشند.
- گرد آوری اطلاعات: این مزیت باعث تحلیل عملکرد فروش می شود و می توانند گزارش های درستی را ارئه دهند که در فروش محصول به آن ها کمک کند.
- مدیریت کردن انبار و حسابرسی درست: این بزرگ ترین مزیت سیستم حسابداری فروش است چرا که امکان خطا را در پروسه فروش، انبار و حسابداری مالی کاهش می دهد و به صورت یکپارچه انجام می شود.
- وارسی فاکتور های فروش: فروشنده می تواند تمام فاکتور ها را اعم از فاکتورهای خرید، فروش، انبار و… مشاهده کند و از هرگونه خطا جلوگیری کند.
نرم افزار وصول مطالبات
امروزه با گسترش کار ها و سازمان ها و عدم اطمینان میان صاحبان کار و خریدار ها باعث شده است که دنبال راهی برای پیگیری، تسویه و کنترل مانده ی قابل وصول از مشتریان خود باشند. نرم افزار دریافت و پرداخت برای پیگیری و تعهدات مشتری ارائه شده است در واقع این نرم افزار به راحتی مشخص می کند که پرداخت توسط چه کسی، چه زمانی، در ازای چه کالایی و … صورت گرفته است.
برخی از امکانات نرم افزار وصول مطالبات
این امکانات عبارتند از:
- وصول کردن مطالبات به صورت مرحله ای
- تعیین کردن سیاست های کنترلی بر اساس خواسته های سازمان
- تعریف و تعیین شاخص های اسناد وا خواستی
مزایا نرم افزار وصول مطالبات
- پیگیری و ردیابی اسناد وصول نشده و اقدام به صورت مرحله ای برای تسویه این اسناد و هم چنین کنترل کردن مانده وصول: استفاده از این نرم افزار می تواند مدیریت شرکت را برای وصول کردن چک های مشتریان کمک کند .
- تعریف و تعیین سیاست مناسب برای در یافت کردن اسناد براساس تاریخ سررسید: ممکن است در برخی سازمان ها یا شرکت ها بازه مشخصی برای سررسید ها معین شود پس لازم است سیستم به طور خودکار این کار را انجام دهد.
- تعریف و تعیین سیاست کنترلی برای دریافت کردن اسناد بر اساس سوابق خرید های قبلی مشتری: این نرم افزار به شما کمک می کند که سوابق پیشینه ی مشتری خود را در هنگام خرید مشاهده کنید و اگر شخصی بد حساب است از ارائه خدمات به او امتناع کنید و از او چک قبول نکنید.
- تعریف و تعیین سیاست کنترلی برای دریافت کردن اسناد بر اساس حساب های مشتری: این امر باعث کاهش قبول چک هایی که امکان وصول نشدنشان وجود دارد، می شود .
- امکان ثبت کردن ضمانت نامه های مربوط به هر سفارش.
نرم افزار دریافت و پرداخت
نرم افزارهای دریافت و پرداخت، وضعیت نقدینگی یک سازمان و یا یک کسب و کار را به صورتی کاملا بهینه سازی شده، همراه با تجزیه و تحلیل های با دقت محساباتی بالا و با کم‌ترین درصد خطای ممکن در اختیار مدیران سازمان‌ها و کسب و کارها قرار می‌دهند.
نرم افزارهای دریافت و پرداخت حقیقتا ابزارهای بسیار کاربردی و دقیقی هستند که در قسمت های حسابداری مجموعه‌ها و سازمان‌ها به کار گرفته می شوند. این نرم افزارها کاربردهای بسیار زیادی در بخش های مالی دارند و کمک بسیار بزرگی برای مدیران این مجموعه ها هستند.
مدیریت اطلاعات مرتبط با اسناد دریافتی و پرداختی سازمان یا کسب و کار، مدیریت ضمانت های مرتبط با قراردادهای سازمان یا کسب و کار، مدیریت تنخواه های ماهیانه و سالیانه سازمان یا کسب و کار و موارد دیگر، از وظایف و کارکردهای نرم افزارهای دریافت و پرداخت هستند.
نکته قابل توجه دیگر این است که نرم افزارهای دریافت و پرداخت این قابلیت را دارند که بیشتر این وظایف را به صورتی کاملا اتوماتیک و بدون خطا پیش برده و به سرانجام برسانند.
این روزها بخش بزرگی از عملیات اقتصادی و تجاری شرکت ها، به شکلی غیرنقدی و اعتباری انجام می شود و از سوی دیگر دست یابی به وجه نقد و مدیریت نقدینگی نیز به یکی از نیازهای مهم شرکت ها تبدیل شده است.
همچنین یکی از مهم ترین مواردی که می توان گفت حقیقتا بی توجهی به آن نابودی و شکست یک کسب و کار و یک سازمان را به همراه می آورد، مدیریت صحیح جریان گردش پول نقد و چک دریافتی و پرداختی می باشد.
از این رو می توان به کمک یک نرم افزار دریافت و پرداخت به راحتی کلیه دریافت‌ها و پرداخت ها به انضمام عملیات مربوط به صدور چک را انجام داد.
برگرفته از وب سایت شرکت طرح اندیشان پویا با ۱۸ سال سابقه درخشان در صنعت نرم افزارهای مالی ایران از جمله نرم افزار حقوق و دستمزد به آدرس اینترنتی پویا سافت https://puyasoft.com/
آخرین دیدگاهها